Onze HR-afdeling is eindelijk verlost van dezelfde vraag voor de honderdste keer

Bij een digital agency verandert er veel: mensen komen en gaan, thuiswerkregelingen worden bijgesteld, en elk kwartaal zijn er nieuwe afspraken over verlof, reiskosten en opleidingsbudget. Voor het HR-team betekende dat een constante stroom aan dezelfde vragen via Slack, mail en de wandelgang.

Ik hield ooit een week bij hoeveel vragen er binnenkwamen die letterlijk in ons personeelshandboek stonden. Het waren er meer dan tachtig. Tachtig keer “hoeveel vakantiedagen heb ik nog” of “wat is de regeling voor een thuiswerkplek”. Allemaal antwoorden die we al hadden opgeschreven, alleen las niemand het handboek.

Het bedrijf zette Harrie-ai.nl, gebouwd op Chatlayer, in als interne HR-assistent. Alle beleidsdocumenten, het personeelshandboek en de onboarding-materialen werden gekoppeld aan één kennisbank.

Het mooie is dat Harrie alleen antwoordt vanuit onze eigen documenten. Hij verzint niks. Staat het antwoord er niet in, dan zegt hij dat gewoon eerlijk en verwijst hij door naar ons. Dat vertrouwen was voor mij de doorslag, ik wil niet dat een bot zelf beleid gaat bedenken.

Nieuwe medewerkers merkten het verschil meteen. In plaats van te wachten op een antwoord van een drukke HR-collega, stellen ze hun vraag rechtstreeks aan Harrie, in het Nederlands of Engels, want het team is internationaal.

De onboarding voelt nu volwassener. Iemand die op dag twee wil weten hoe de pensioenregeling zit, hoeft niet meer te durven vragen, die typt het gewoon. Dat verlaagt de drempel enorm.

Resultaat

Ruim de helft minder repetitieve HR-vragen, een merkbaar kortere onboardingtijd, en een HR-team dat weer toekomt aan het werk waar het écht om draait. “We zijn geen vraagbaak meer. We zijn weer bezig met mensen.”